Українською | English

BACKMAIN


УДК 338

 

В. М. Шліхта,

кандидат технічних наук, Генеральний директор,

Український державний науково-дослідний інститут”Ресурс

С. В. Караваєв,

Український державний науково-дослідний інститут”Ресурс

 

ПРОЦЕСНИЙ ПІДХІД ЯК МЕХАНІЗМ ПІДВИЩЕННЯ ЕФЕКТИВНОСТІ ДОКУМЕНТООБІГУ НАУКОВОЇ УСТАНОВИ

 

Стаття присвячена аналізу ефективності впровадження процесного підходу у систему документообігу служб (підрозділів) установи. Представлена розроблена процесна модель документообігу Українського науково-дослідного інституту «Ресурс».

Ключові слова: бізнес-процес, документообіг, процесний підхід, регламент, IDEF0.

 

The article is devoted to analyzing the efficiency implementation of the process approach in the system dataflow of services (units) of institutions. Presented developed process models of dataflow of Ukrainian state research institute «Resource».

Keywords: business-process, data flow, process approach, regulation, IDEF0.

 

 

Постановка проблеми. Інтенсифікація діяльності наукових установ у сучасному економічному просторі, вимагає формалізації більшості бізнес-процесів, що в ній відбуваються. В першу чергу існує необхідність створення ефективної системи управління документообігом в установі.

Обмін інформацією – результатів роботи, рішень керівництва, наукових звітів, протоколів вчених рад і безлічі інших документів на електронних і паперових носіях щоденно надходять і потребують обробки. Це вимагає не тільки збільшення швидкості руху документів інформаційними каналами, але й призводить до зростання обсягів самих документів. У результаті чого традиційні методи роботи з документами стають неефективними. Згідно інформації компанії Delphi через неефективність документообігу 15% паперових документів в організаціях безповоротно втрачаються, а для їх пошуку співробітники витрачають до 30% свого робочого часу [1].

Проблемі підвищення ефективності документообігу останнім часом приділяється значна увага. На державному рівні приймаються нормативні акти, що регулюють електронний документообіг, а на рівні підприємств та організацій відбувається  перехід на нові стандарти та технології.

Значний обсяг операцій, висока складність інформаційних потоків, велика кількість задіяних у процесі структурних підрозділів, всі ці фактори призводять до того, що не задовольняються основні вимоги до інформації, а саме: автентичність, достовірність, цілісність і придатність до використання [6]. Низька ефективність процесу документообігу призводить до того, що важлива інформація затримується на шляху до безпосереднього виконавця. І хоча існує значна кількість методів організації документообігу в установах, повністю вирішити проблему оптимізації процесу вдається не завжди.

У цій статті розглянуто деякі аспекти оптимізації документообігу в рамках впровадження процесного підходу при якому відбувається інтеграція одного процесу в загальну систему бізнес-процесів організації. Таким чином документообіг розглядається не як набір функціональних обов’язків працівника, а як порядок послідовних робіт, свого роду «конвеєр» з обробки документації в системі бізнес-процесів всієї установи.

Аналіз останніх досліджень і публікацій. Дослідженню проблем організації документообігу присвячена значна кількість наукових праць як вітчизняних, так і зарубіжних вчених. Зокрема Е. В. Малахов та В. С. Пелехов розглядають проблеми автоматизації документообігу; А.Ю. Чуковенков розглядає такі важливі етапи обробки документу як оформлення та реєстрація; А. Н. Діденко у своїй книзі «Сучасне діловодство» описує усі дії, які відбуваються під час обробки документації [2].

Розгляд електронного документообігу, впровадження та вибір системи управління документами знайшли віддзеркалення в працях Г.Г. Асєєва; О.В. Матвієнко та М. Н Цивіна а також інших вчених.

У той же час вищенаведені автори недостатньо повно висвітили взаємозв’язок бізнес-процесу документообігу із системою інших процесів організації.

Метою дослідження є аналіз існуючої системи документообігу в науковій установі, та її оптимізація шляхом розробки системи регламентуючої документації відповідно до вимог міжнародних стандартів менеджменту якості ISO 9000.

Основні результати дослідження. Реалізація поставленої мети досягається шляхом впровадження процесного підходу, який передбачає побудову моделі бізнес-процесів установи. Це дозволяє розглянути документообіг як ланцюжок послідовних робіт у системі бізнес-процесів, та комплексно побачити всю схему потоку інформації.

М. Хаммер та Дж. Чампі визначали бізнес-процес як «…сукупність різноманітних видів діяльності в рамках якої «на вході» використовуються один або більше видів ресурсів, і в результаті цієї діяльності на «виході» створюється продукт, що має цінність для споживача» [5, с.53].

Існує велика кількість підходів та нотацій моделювання системи бізнес-процесів серед яких найбільш відомі ARIS та IDEF0. кожна нотація має свої переваги та недоліки, які більш детально розглянуті у статті [4]. Для моделювання бізнес-процесів установи УкрНДІ «Ресурс» за основу була прийнята нотація IDEF0, серед основних переваг якої можна відзначити простоту використання та доступність для розуміння, а також відображення на моделі механізмів управління.

IDEF0 (ICAM Definition) – методологія, що була розроблена для потреб оборонної промисловості США з метою вирішення завдань дослідження структури, параметрів та характеристики виробничо-технічних та організаційно-економічних систем. На користь застосування IDEF0 для опису та класифікації процесів в науково-дослідному інституті свідчить не тільки ефективність методології, але й те, що IDEF0 є стандартом для функціонального моделювання у багатьох країнах, зокрема в Росії було розроблено та впроваджено власні стандарти по аналогії Федерального стандарту США [7]. Така уніфікація дає можливість використовувати методологію IDEF0 у ролі єдиної мови для обміну інформацією між державними установами різних країн, а також аудиторами та експертами цих країн.

Відповідно до методології IDEF0 проведення дослідження відбувалось у декілька етапів. Насамперед була зібрана інформація про діяльність установи за допомогою анкетування. Під час анкетування не завжди вдається отримати вичерпну інформацію про діяльність, тому під час подальшої роботи додатково проводилось інтерв’ювання та спільні наради. Це дозволило забезпечити ясність інформації, на основі якої будувалась модель існуючих бізнес-процесів організації «як є» (AS-IS).

Побудова моделі AS-IS необхідна для того, щоб з'ясувати «що ми робимо сьогодні» перед тим, як перейти до моделювання того «що ми будемо робити завтра». Аналіз функціональної моделі дозволяє зрозуміти, де знаходяться найбільш слабкі місця, в чому будуть складатися переваги нових бізнес-процесів і наскільки глибоким змінам піддасться існуюча структура організації бізнесу.

Аналіз побудованої моделі існуючих процесів виявив деякі недоліки в організації системи документообігу, які перешкоджали підвищенню ефективності діяльності в установі. Це насамперед непотрібні, некеровані та дублюючі роботи, неврахування взаємозв’язків бізнес-процесів документообігу з іншими бізнес-процесами організації, відсутність ефективної системи контролю виконання документів (потрібний документ не опиняється в потрібному місці в потрібний час), відсутність зворотних зв'язків з управління (на проведення роботи не впливає її результат) та входу (об'єкти або інформація використовуються нераціонально).

 

 

Рис. 1. Структура бізнес-процесів УкрНДІ «Ресурс»

 

Знайдені в моделі AS-IS недоліки виправляються при створенні нової моделі організації бізнес-процесів «як має бути» (TO-BE). Модель TO BE розробляється в рамках загальної моделі процесів, яка накладає певні вимоги щодо побудови. Загальна модель має у своєму складі 3 блоки процесів а саме: управлінські процеси, основні процеси та забезпечуючи процеси (рис.1). Документообіг входить в групу бізнес-процесів забезпечення.

Модель бізнес-процесів TO BE, яка відповідає вимогам стандарту ISO та враховує пропозиції щодо покращення бізнес-процесу забезпечує наступні переваги:

-        документ надходитиме користувачу вчасно та за призначенням;

-        надходження документу призводитиме до ініціалізації виконання процесу;

-        існуватиме можливість проконтролювати рух документу від моменту створення/надходження до моменту його утилізації;

-        існуватиме єдина база даних документів в установі;

-        обов’язки співробітників з обробки документів будуть чітко розподілені;

-        «розвантажить» керівників установи від виконання рутинної роботи з обробки документів.

 

 

Рис. 2. Модель TO-BE бізнес-процесу документообігу установи УкрНДІ «Ресурс»

 

Побудована модель «як має бути» (TO-BE) процесу документообігу в установі УкрНДІ «Ресурс» (рис.2), складається з чотирьох процесів:

1. Ведення класифікаторів;

2. Обробка документації;

3. Розподіл документації;

4. Зберігання документації.

Для створення системи регламентуючої документації на основі побудованої моделі згідно стандарту IDEF0 передбачається можливість декомпозиції кожного процесу на декілька рівнів.

Процес «Ведення класифікаторів» розбивається на підпроцеси:

1. Класифікація документів;

2. Класифікація контрагентів.

Процес «Обробка документації» розбивається на:

1. Прийняття документів;

2. Створення та оформлення документів;

3. Реєстрація вхідної документації;

4. Попередній розгляд.

Процес «Розподіл документації» у своєму складі має наступні підпроцеси:

1. Реєстрація вихідного документу; 2. Виконання документів; 3. Відправлення вихідної документації; 4. Підшивання документів у справи.

Використання більш або менш детального опису будь-якого функціонального процесу залежить від професійного рівня його виконавців. Набір процедур та функцій, які виконуються діловодом, описані в книзі А. Н. Діденко «Сучасне діловодство» [2]. Система регламентуючої документації, що розроблена на основі побудованої моделі, дає можливість відповісти на питання «Як?» та «В якому порядку» виконувати роботу.

Документування (регламентація) процесу означає «… створення документації, що визначає рух, результати процесу та порядок управління процесом» [3, с.215].

Структура регламенту має наступні розділи:

1.     Призначення та область застосування документу;

2.     Нормативні посилання;

3.     Терміни та визначення;

4.     Матриця відповідальності;

5.     Загальний опис виконання процедур;

6.     Документування та архівування;

7.     Порядок внесення змін;

8.     Розсилка;

9.     Лист реєстрації змін;

10.       Ознайомлення співробітників.

У разі необхідності до регламенту можуть бути додані необхідні пункти та внесені необхідні зміни.

Розроблений регламент узгоджується керівництвом і впроваджується в установі. На етапі впровадження важливо проконтролювати дотримання усіх положень розробленого регламенту в організації та безпосередньої участі в процесі впровадження вищого керівництва.

Висновки. В результаті проведеної роботи були отримані наступні результати:

1. Побудована процесна модель існуючих бізнес-процесів організації (AS-IS) та виконано системний аналіз, за результатами якого визначені основні недоліки системи що існувала;

2. Побудована оптимізована процесна модель діяльності установи (TO-BE), яка враховує пропозиції щодо покращення результатів діяльності;

3. Розроблено регламент управління процесом документообігу в установі, який відповідає вимогам міжнародного стандарту якості ISO 9000.

Побудова процесної моделі дала можливість побачити існуючу систему документообігу не на рівні часткової інформації, численних інструкцій, а у вигляді формалізованого потоку робіт внаслідок чого збільшилась прозорість ведення документації в установі.

Подальше підвищення ефективності документообігу на основі процесного підходу, залежить від узгодженості дій з обробки документації в науковій установі. Тому постійний аналіз, оптимізація та реінжиніринг впровадженої системи є необхідною умовою відповідності моделі вимогам стандарту менеджменту якості ISO 9000.

 

Література: 

1. Гречко Т.А., Рудик В.О. Автоматизована система контролю за виконанням документів в підрозділах апарату ГУМВС України донецької області. Режим доступу до журн.: http://www.nbuv.gov.ua/portal/soc_gum/znpdduu/du/2010_148/009.pdf

2. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: посібник – 6-те вид., переробл. і доповн. - К.: Либідь, 2010. – 480.с.

3. Елиферов В. Г., Репин В.В. Бизнес процессы: Регламентация и управление: Учебник. – М.: ИНФРА-М, 2005. – 319 с.

4. Репин В. В, Сравнительній аналіз нотацій. Режим доступу до журн.: http://www.interface.ru/ca/an/danaris1.htm

5. Хаммер М., Чампи Дж.. Реинжениринг корпорации: Манифест революции в бизнесе. Пер. с англ. — СПб.: Издательство С.-Петербургского университета, 1997. — 332 с.

6. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Управление документамию. Общие требования

7. Методология функционального моделирования IDEF0. Руководящий документ – М. ИПК Издательство стандартов, 2000. – 75с.;

Стаття надійшла до редакції 12 травня 2011 року.

 

bigmir)net TOP 100

ТОВ "ДКС Центр"