УДК 351/354:303.094.7

  

Олійченко І.М.,

к.т.н.. доцент,

Чернігівський державний технологічний університет

  

АНАЛІЗ ЗОВНІШНЬОГО ДОКУМЕНТООБІГУ В ГОЛОВНОМУ УПРАВЛІННІ ЕКОНОМІКИ ОБЛАСНОЇ ДЕРЖАВНОЇ АДМІНІСТРАЦІЇ

 

 В статті проведено аналіз структури зовнішнього документообігу Головного управління економіки обласної державної адміністрації, досліджено динаміку змін обсягів вхідної і вихідної документації. Дослідження свідчать, що надходження і відправлення документів відбуваються циклічно, а також спостерігається зростання обсягів як вхідної так і вихідної інформації. Запропоновані шляхи вирішення виявлених проблем з застосуванням як організаційних заходів, зв‘язаних з нормуванням і контролем за виконанням документів, так і з підвищенням ефективності функціонування існуючої системи електронного документообігу.

 

Вступ

Ефективність управління органами виконавчої влади в сучасних умовах в значній мірі залежить від вирішення задач оперативного формування електронних документів, контролю за їх виконанням, а також організації їх збереження, пошуку і використання. Електронний документообіг дозволяє суттєво підвищити продуктивність роботи державних службовців, які мають доступ до необхідних інформаційних ресурсів і можливість скоротити часові витрати на розв'язання задач. Автоматичний контроль виконання документів підвищує якість роботи виконавців, робить результати підготовки документів більш прогнозованими і керованими.

Питанням удосконалення інформаційного забезпечення в органах державного управління значну увагу приділяли Бакаєв Л.О., Бакаєв О.О., Берсуцький Я.Г., Берсуцький А.Я., Клименко І.В., Калюжний Р.А., Лепа М.М., Порохня В.М., Ситник В.Ф., Татарчук, Лисенко Ю.Г., Осауленко О.Г., Панчук А.М., Ралдугін Є.О., Сендзюк М.А., Тронь В.П.

Однак ряд питань функціонування інформаційних систем в органах державного управління досліджені недостатньо, є проблеми управління зовнішнім і внутрішнім документообігом, потребує досліджень динаміка руху документів, проведення аналізу тенденцій, які спостерігаються в цьому процесі та вироблення теоретико-прикладних положень щодо функціонування і розвитку інформаційних систем.

Потреба в ефективному управлінні електронними документами визначає актуальність дослідження систем електронного документообігу в органах виконавчої влади.

 

Постановка задачі

Метою даної роботи є дослідження зовнішнього документообігу в органі виконавчої влади і розроблення пропозицій щодо його удосконалення.

Об’єктом і базою дослідження даної роботи є Головне управління економіки Чернігівської обласної державної адміністрації.

Головне управління економіки обласної державної адміністрації є її структурним підрозділом, підзвітне та підконтрольне голові обласної державної адміністрації, а також Міністерству економіки з питань реалізації єдиної державної політики економічного і соціального розвитку України.

Предметом дослідження є теоретичні положення та прикладні підходи до вдосконалення організації системи зовнішнього документообігу в органі виконавчої влади.

 

Результати

Економічна інформація є однією з найбільш масових різновидностей інформації. Вона відображає процеси виробництва, розподілу, обміну і споживання матеріальних благ і послуг. Економічна інформація виникає у процесі виробничо-господарської діяльності і використовується для управління цією діяльністю. Вона характеризує стан виробничо-господарської і фінансової діяльності об’єкта через систему натуральних і вартісних показників.

Система документообігу Головного управління економіки пов‘язана з процесами збору, обробки, розповсюдження і зберіганням саме економічної інформації.

Дослідження було спрямоване на фіксування обсягів вхідної і вихідної інформації. В процесі роботи було виявлено, що документообіг в органах державної влади характеризується складністю і різноманітністю як напрямків поширення інформації так і її видів.

Для аналізу кількісних характеристик інформації були використані первинні документи, а саме: “Інформація про документообіг, кількість вхідної і вихідної кореспонденції в Головному управлінні економіки”. Ця форма звітності складається на перше число кожного місяця.

Вхідна кореспонденція поділяється на службові документи і листи громадян.

Службові документи поділяються на такі категорії: Закони України, Постанови Верховної Ради України; Укази і Розпорядження Президента України; Документи від Верховної Ради України; Постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України, інші документи; документи від міністерств, держкомітетів України, центральних установ, інших державних структур; документи від управлінь, відділів ОДА, обласних установ; документи від районних державних адміністрацій; документи від обласних, районних, селищних, сільських рад та їх виконкомів; документи від підприємств, господарств, товариств, установ і організацій області; інші документи; відомості, протоколи, зведення, звіти, бухгалтерські та інші документи.

Вихідна кореспонденція поділяється на: розпорядження голови Головного управління економіки; листи; інформації та відповіді на листи; відповіді на заяви і скарги громадян; списки, бюлетені.

З метою проведення аналізу вся інформація в потоках була структурована на вісім категорій у відповідності до кореспондентів (рис. 1).

 

Рис. 1. Схема зовнішніх інформаційних потоків Головного управління економіки обласної державної адміністрації.

 

За даними, отриманими в Головному управлінні, було проведено аналіз кожного з інформаційних потоків. В якості одиниці виміру кількості інформації був вибраний документ (док.).

На рисунку 2 показана динаміка змін обсягів вхідної і вихідної документації Головного управління економіки, яка надходить і відправляється у Міністерство економіки. Дані за 2009 рік надані як прогнозні, виходячи з фактичних результатів діяльності за шість місяців 2009 року.

Рис. 2. Динаміка документообігу з Міністерством економіки України

 

Для вхідної документації характерно збільшення надходження у першому кварталі, що пояснюються надсиланням управлінської документації після обробки документів з міністерства, як органу управління вищого рівня. Відправлення має найбільші обсяги у четвертому кварталі, що пояснюється наданням річних звітів до міністерства. Зменшення надходжень і відправлень документів у другому і третьому кварталах пояснюється тим, що в цей період складаються тільки проміжні (квартальні) звіти, кількість і обсяг яких менше за річні. Крім того на цей період припадає найбільша кількість відпусток державних службовців, які планують свою роботу з урахуванням цього факту.

Кількість документів, що надходить з Верховною Ради України є непостійною, що пояснюється специфікою роботи вищого законодавчого органу України. Кількість документації, що направляється до Верховної Ради України також є непостійною, тому що вона переважно складається із відповідей на вхідні документи.

Документообіг з Кабінетом Міністрів України представлений на рисунку 3.

Рис. 3. Динаміка документообігу з Кабінетом Міністрів України

 

Аналіз документообігу з Кабінетом Міністрів України свідчить, що кількість вхідних документів до Головного управління найбільша у першому кварталі, що співпадає з періодичністю надходження документації з органів управління вищого рівня. Найбільша кількість відправлень спостерігається у четвертому і першому кварталах, що зв‘язано зі звітністю. Найменша кількість відправлень у третьому кварталі.

Аналіз динаміки документообігу з міністерствами України та іншими центральними органами свідчить про постійне, зростання кількості інформації за цим потоком. Темпи зростання у 2007, 2008 та 2009 роках складають 108,03%, 154,00% і 125,00% відповідно. Причому зміна кількості вхідної і вихідної кореспонденції відбувається синхронно, без великих розривів, що може свідчити про добре налагоджений характер взаємодії.

Документообіг з обласною державної адміністрації, управліннями та відділами має тенденцію до зростання. Також особливістю даного потоку являється те, що кількість вихідної інформації переважає над кількість вхідної. Це пов’язано з тим, що надається щоденна інформація з питань внутрішньої політики обласної державної адміністрації та відділу з питань взаємодії з засобами масової інформації та зв'язків з громадськістю стосовно основних подій, які впливають на соціально – економічну і суспільно – політичну ситуацію в області.

Динаміка загального документообігу зображена на рисунку 4.

Рис. 4. Динаміка загального документообігу

Як видно з результатів аналізу тенденція підвищення кількості надходження документів у першому кварталі і відправлення у четвертому зберігається і в загальній динаміці документообігу. Кількість надходжень документів у четвертому кварталі складає в середньому 72% від надходжень у першому кварталі. В той же час відправлення у четвертому кварталі складають 110% від кількості документів у першому. Крім того має місце збільшення загального обсягу документів, які надходять і відправляються у Головному управлінні економіки. Загальне збільшення оброблювальної інформації за чотири роки складає 216%. Також кількість вхідної інформації перевищує кількість вихідної.

 

Висновки

Результати аналізу системи зовнішнього документообігу Головного управління економіки свідчать про циклічність надходження і відправлення документів, а також про зростання обсягів як вхідної так і вихідної інформації. Для вирішення цих проблем необхідно забезпечити такі умови роботи державних службовців, які не призводять до їх перевантаження в періоди різкого збільшення кількості документів, які надходять на обробку, а також забезпечують нормативний обсяг робіт в періоди зменшення їх надходження. Для цього необхідно запровадження як організаційних заходів, зв‘язаних з нормуванням і контролем за виконанням документів, а також підвищення ефективності функціонування існуючої системи електронного документообігу. Ці заходи за рахунок зменшення витрат часу на здійснення рутинних операцій, дозволять ліквідувати проблему інформаційного перевантаження співробітників і звільнять їх час на процедури прийняття рішень, які входять до функцій державних службовців. Також ці заходи дозволять ефективно функціонувати органу державного управління в умовах зростання інформаційного навантаження на співробітників при збереженні їх чисельності.

 

Література

1. Дітковська М.Ю. Впровадження новітніх інформаційних технологій в органах державної влади і місцевого самоврядування / М.Ю. Дітковська // Теорія та практика державного управління – Харків: Вид-во ХарРІ НАДУ “Магістр”, 2008. – Вип. 3. – С. 139–143.

2. Олійченко І.М.  Розробка методів інформаційного моделювання процесів управління в організації з використанням комп‘ютерних технологій / І.М. Олійченко, М.Ю. Дітковська // Продуктивні сили і регіональна економіка:     у 2 ч. –К.: РВПС України НАН України, 2006. – Ч.1. – С. 69–75.

3. Олійченко І.М. Прогнозування процесів інформаційного обміну органу державного управління із зовнішнім середовищем / І.М. Олійченко, М.Ю. Дітковська // Дни науки – 2007: Міжнар. наук.-практ. конф., 1–15 квітня 2007 р. – Днепропетровск: Наука и образование, 2007. – Т.3. – С. 92–95.

4.  Кірочок О.Т. Документування в менеджменті: Навчальний посібник. – К.: КНЕУ,2003. – 230с.

5.  Юзвишин И.И. Информациология или закономерности информационных процессов и технологий в микро- и макромирах Вселенной. 3-е изд., испр. и доп. – М.: Радио и связь, 1996. –215 с.

 

Стаття надійшла до редакції 15.09.2009 року.